Dans quelques jours, vous vous apprêtez à accueillir votre premier alternant. C’est super ! Pour mener à bien sa prise de poste, il est essentiel que vous mettiez en place une nouvelle organisation de travail et que vous preniez du temps pour accompagner votre alternant. Car, il ne faut pas l’oublier : c’est un profil junior.
Dans cet article, nous allons vous donner toutes les clés pour réussir l’accompagnement d’un alternant et sa montée en compétences. A vous de jouer !
Règle n°1 : Désigner un tuteur pour accompagner un alternant
Lors de la signature d’un contrat d’alternance, l’employeur a l’obligation de désigner un tuteur (appelé aussi maître d’apprentissage). Cette personne a pour mission de former et d’accompagner l’alternant tout au long de son cursus professionnel.
Nous vous conseillons donc de nommer une personne disponible et surtout, volontaire ! En effet, former un alternant prend du temps et n’est pas toujours tâche facile. Il faut que le tuteur soit une personne pédagogue avec de vraies qualités managériales. A savoir : c’est lui qui sera en relation directe avec le centre de formation et devra faire des rapports sur sa prise de poste.
Règle n°2 : Préparer son arrivée dans l’équipe
L’arrivée d’un nouveau collaborateur, ça se prépare ! Il est essentiel que vous informiez l’ensemble de l’équipe de sa venue et du rôle qu’il va jouer dans l’entreprise. Rien de mieux que d’envoyer un petit mail le Jour J en indiquant : son nom, le poste occupé, la durée de son contrat (1 an/2 ans), son rythme de travail (3 jours par semaine/ 2 semaines par mois) et la personne qui va l’accompagner.
En parallèle, il est important de lui dédier un espace de travail attractif et fonctionnel. Avant son arrivée, pensez donc à vérifier qu’il dispose de tout l’équipement de travail nécessaire. Le petit plus : glissez lui une petite surprise ! Cela peut prendre différentes formes : un pack de bienvenue (cahier, stylo, cartes de visite, etc.), des goodies (gourde, tasse, tote bag, etc.) ou encore un petit cadeau original (plante, jeu de société, boite de thé, etc.). Cela fera sensation, à coup sûr !
A quelques jours de son arrivée, il peut être cool d’adresser un message à votre alternant pour lui rappeler quelques informations pratiques : jour et heure d’arrivée, adresse de l’entreprise et moyens d’accès, organisation des repas. Vous pouvez également lui préciser le code vestimentaire à adopter et lui demander d’apporter certains éléments (documents administratifs, ordinateur, etc.). Cela le rassurera !
Règle n°3 : Favoriser son intégration
Le Jour J est arrivé ! Votre alternant arrive dans quelques heures, mais vous ne savez pas encore comment organiser cette première journée. Nous allons vous aider !
Nous vous conseillons d’accueillir personnellement votre alternant et d’organiser une réunion de bienvenue. Cela vous permettra de faire connaissance, mais pas que ! Profitez de ce moment d’échanges pour :
- Présenter l’activité de l’entreprise
- Raconter l’histoire de l’entreprise et sa culture
- Montrer les outils utilisés en interne
- Parler des missions qui lui seront prochainement confiées
- Expliquer le rôle que vous allez jouer, en tant que tuteur
Une fois cette réunion terminée, pensez à lui faire visiter les locaux et lui présenter l’équipe. Le petit plus : préparez lui un support de bienvenue dans lequel se trouve : l’organigramme de l’entreprise avec le nom d’un référent dans chaque service, les règles à respecter (prise de congés, horaires) ainsi qu’un rappel des outils internes à utiliser (planning, outil de communication interne, etc.).
Vous pouvez également organiser un moment informel avec toute l’équipe pour favoriser son intégration. Cela peut prendre la forme d’un petit-déjeuner ou encore un apéro à la fin de la journée !
Règle n°4 : Prévoir un temps de formation
Qui dit alternance dit formation. En intégrant un profil junior à votre équipe, il est essentiel de prévoir des temps de formation : à son arrivée et tout au long de sa période d’alternance…
Avant de lui confier des tâches, il faut vous assurer qu’il comprenne déjà l’activité de l’entreprise. Rien de mieux que de lui présenter : votre cœur de métier, vos partenaires, vos clients cibles, vos résultats… Petit plus : proposez lui de faire le tour des services en interne pour qu’il fasse connaissance avec l’ensemble de l’équipe et qu’il découvre leurs missions.
Une fois qu’il a bien compris votre domaine d’activité, vous pouvez commencer à le former sur les outils qu’il va être amené à utiliser et lui confier ses premières missions. Vous pouvez tout à fait le laisser travailler en autonomie et revenir vers lui une heure après pour vérifier qu’il s’en sorte et répondre à ses questions.
Règle n°5 : Programmer des points réguliers pour accompagner un alternant
Pour accompagner un alternant, il est important de fixer des points réguliers avec lui. Et ce, pour plusieurs raisons.
Premièrement, cela vous permettra de faire un point sur les missions effectuées. Pensez à valoriser ses réussites et échanger sur les difficultés qu’il a pu rencontrer. Cela le mettra en confiance et vous permettra de réfléchir ensemble à la façon dont il aurait pu les surmonter. Un bon moyen de progresser !
Deuxièmement, vous pourrez profiter de ce point pour fixer les prochaines missions à effectuer et les objectifs à atteindre. En montrant que vous comptez sur lui, votre alternant se sentira utile et aura envie de réussir !
Troisièmement, profitez de ce point pour être à l’écoute de ses besoins. Echangez avec lui sur sa formation, les nouvelles compétences acquises, les missions qu’il aimerait faire au sein de l’entreprise. Vous pourrez peut-être lui proposer de nouvelles missions et le faire évoluer ! En ce qui concerne les cours, proposez lui votre aide. Si il a un mémoire à rédiger, proposez lui par exemple de le relire. Cela montrera l’intérêt que vous portez à sa réussite.
Règle n°6 : Valoriser votre alternant
Si vous souhaitez que votre alternant s’implique dans ses différentes missions, vous devez impérativement valoriser son travail et mettre en avant son évolution. En effet, il ne faut pas oublier que c’est un profil junior et qu’il a besoin de prendre confiance en son travail. Plus vous mettrez en avant ses réussites, plus celui-ci aura envie de se surpasser et faire preuve d’initiatives.
Petit plus : parlez ouvertement de son travail au reste de l’équipe ! Cela lui montrera que vous êtes content de son travail et les autres pourront lui poser des questions sur ce qu’il fait.
Règle n°7 : Confier lui des responsabilités
Autre conseil : responsabilisez votre étudiant. En effet, il est très important de lui montrer que c’est un salarié comme les autres qui joue un rôle important au sein du service.
Demandez-lui par exemple, un mois après sa prise de poste, de faire un rapport d’étonnement sur l’entreprise et de le présenter à l’ensemble de l’équipe après l’avoir relu. Rien de plus intéressant qu’un regard neuf et externe sur votre organisation !
Vous pouvez également lui confier, de façon ponctuelle, des missions plus responsabilisantes qui le poussent à se surpasser et ainsi sortir de sa zone de confort. Croyez nous, vous serez agréablement surpris !
Règle n°8 : Garder un lien étroit avec l'école pour accompagner un alternant
Enfin, n’oubliez pas de rester en contact avec son école et ce, de façon régulière. Car il ne faut pas l’oublier : l’alternance est avant tout un contrat tripartite.
Nous vous conseillons de faire un point avec l’école rapidement, après la prise de poste de votre alternant, de façon à connaître les attentes du centre de formation et assurer un bon accompagnement du jeune. Un livret d’apprentissage vous sera d’ailleurs transmis. C’est un support de suivi obligatoire qui vous permettra d’avoir les coordonnées des équipes pédagogiques mais pas que ! Vous aurez accès au planning de votre alternant (période en cours – période en entreprise) et vous pourrez voir les différents enseignements suivis. C’est également sur ce livret que vous devrez noter vos appréciations et faire des bilans réguliers sur son alternance.
Ca y’est, vous êtes prêt pour être un super manager ! En accompagnant correctement un alternant, vous lui permettrez de monter en compétences rapidement mais surtout… vous lui donnerez envie de faire preuve d’initiatives au sein de l’entreprise.
