Après des mois de développement intensif, de tests rigoureux et de retours clients, Hub3E est fier de vous annoncer le lancement de sa V3. Cette nouvelle version a été entièrement repensée pour offrir une utilisation simplifiée et permettre aux centres de formation de l’adapter parfaitement à leurs process internes.
Bien que la V2 ait grandement aidé nos clients dans la captation et le placement de leurs candidats, cette version manquait de flexibilité et de fonctionnalités, les obligeant à utiliser des applications externes pour répondre à leurs besoins spécifiques. Cela nécessitait un temps considérable pour former leurs équipes à l’utilisation de ces différents outils.
Aujourd’hui, avec la V3, toutes ces fonctionnalités peuvent être intégrées dans Hub3E, centralisant ainsi tous vos besoins en une seule plateforme.
« Grâce à la V3, notre processus de rêve est enfin devenu possible. Cette version est bien plus flexible que la V2. Avant, nous devions adapter notre processus à la V2. Avec la V3, nous avons pu la modeler et la façonner à nos processus. C’est cette flexibilité qui nous satisfait aujourd’hui. » Emilie NARQUIN, Responsable ADV pour ARVEZ / Ingénieurs 2000*
Dans cet article, nous allons vous présenter cette V3 et vous expliquer comment réussir sa migration.
LES OBJECTIFS DE LA V3
Le développement de la V3 a été réalisé dans le but de répondre à différents objectifs :
Améliorer l’ergonomie et le design de la plateforme
L’objectif était d’améliorer l’ergonomie et le design d’Hub3E pour une expérience utilisateurs plus optimale :
- Création des univers sur la gauche de l’écran pour faciliter la navigation sur l’outil
- Accès à un dashboard 100% personnalisé
- Utilisation d’un code couleurs pour chaque univers (bleu candidat, rouge entreprise et vert offres)
Permettre l’ajout et la personnalisation des fonctionnalités
Notre V3 intègre un système de macros puissant et flexible, offrant la possibilité d’ajouter des fonctionnalités spécifiques pour répondre aux besoins de votre centre de formation. Grâce à cette innovation, vous pouvez personnaliser l’outil selon vos process internes et centraliser toutes les fonctionnalités qui vous sont essentielles au sein d’Hub3E.
De plus, la V3 vous permet de créer et personnaliser vos champs. Vous pouvez désormais collecter toutes les informations souhaitées auprès des candidats ou des entreprises et ainsi concevoir votre propre modèle de données. Par exemple, si vous souhaitez demander la note du bac aux candidats lors de leur inscription, cela devient possible. Il vous suffit de créer un nouveau champ en renseignant les informations suivantes : type de champ, intitulé, nom technique pour l’API et gestion des obligations.
La V3 vous offre également la possibilité de gérer la visibilité des données en fonction du profil utilisateur et du contexte. Cela vous permet de créer et d’afficher des vues spécifiques pour chaque ressource, utilisateur ou groupe.
Enfin, vous pouvez automatiser certaines actions pour réduire les tâches manuelles et gagner du temps. Grâce aux workflows, vous pouvez déclencher des événements dès que le statut d’un objet change (création, modification, suppression). Par exemple, lorsque le dossier d’un candidat est marqué comme accepté dans Hub3E, vous pouvez configurer l’envoi automatique d’un email lui annonçant l’acceptation de sa candidature
LES NOUVELLES FONCTIONNALITES DE LA V3
En plus d’être modulable, la V3 intègre de nouvelles fonctionnalités facilitant le quotidien des centres de formations. Voici les principales nouveautés ;
- Partage des candidats et des offres avec ses partenaires au travers d’un simple lien. Cette fonctionnalité facilite grandement la collaboration entre les centres de formation et les entreprises. Et peut permettre aux CFA de faire les jurys à distance, grâce à l’ajout d’un système de boutons qui permet d’accepter ou refuser un candidat, une offre…
- Configuration de ses propres landing page pour capter des candidats, des offres et personnaliser à ses couleurs et son process.
- Collecte et partage des informations en temps réel grâce à la GED interactive: la V3, grâce à la GED permet de mettre à disposition des pdf remplissables en important et exportant des données dans les 2 sens. Vous pouvez par exemple pré-remplir les contrats avec les données Candidat présentes dans Hub3E et envoyer le document à l’entreprise pour qu’elle remplisse sa section. Les données remplies par l’entreprise pourront ensuite être importées dans Hub3E pour éviter une saisie manuelle.
- Personnalisation de Hub3E via My Hub3E: la V3 permet de personnaliser les écrans, les mails types, les filtres pour gagner du temps et avoir un outil 100% personnalisé. De plus, vous pouvez grouper les utilisateurs pour une gestion mutualisée de l’outil.
LES AVANTAGES DE LA V3
Vous l’aurez compris, l’arrivée de la V3 offre de nombreux avantages pour nos clients.
Hub3E est désormais un outil complet qui évite l’utilisation de plusieurs applications par le centre de formation. Toutes les fonctionnalités sont centralités sur Hub3E, ce qui représente un véritable gain de temps pour nos clients notamment dans la formation des équipes et la maîtrise de l’outil.
« Pour nous, c’est beaucoup plus simple car on a plus qu’un simple outil à gérer. On a juste à garder Yparéo pour la gestion des contrats et la partie administrative. Mais toute la partie recrutement et le lien avec les UFA, c’est fait par Hub3E. » Philippe HOARAU, Responsable Information d’Ingénieurs 2000
De plus, avec la V3, c’est désormais l’outil qui s’adapte au processus du CFA, et non plus l’inverse. Nos clients bénéficient maintenant d’un outil entièrement personnalisable qui est parfaitement adapté à leur organisation. Cela signifie que chaque centre de formation peut configurer Hub3E selon ses propres méthodes de travail, son process et ses exigences..
La simplicité d’utilisation et de paramétrage d’Hub3E est également un atout majeur. Aucune compétence en programmation n’est requise pour configurer l’outil.
Enfin, la V3 facilite la circulation de l’information en interne avec la possibilité de suivre l’avancée du travail de chacun (entreprise, école, étudiant, partenaire) et l’accès maîtrisé et personnalisé aux données.
« On reste une équipe à taille humaine et il faut que l’information circule bien, notamment vis-à-vis du candidat et de l’entreprise. Le fait de numériser tout le dossier de candidature nous permet de le partager avec tous les membres de l’équipe : quand un candidat appelle ou rappelle, on peut mettre à jour les dossiers en direct.
On a un intervenant avec lequel a un partenariat pour accompagner les jeunes qu’on souhaite prendre dans notre organisme de formation et qui recherchent une entreprise d’accueil. On a pu paramétrer un compte à ce partenaire complétement personnalisé où il ne peut voir que les candidats qu’on lui confie pour suivi. » Alix de Giacomoni de Baticampus
LES CLES POUR UNE MIGRATION REUSSIE
Pour réussir cette migration vers la V3, il est crucial de disposer d’une équipe interne complémentaire, combinant à la fois des compétences opérationnelles et techniques. La collaboration étroite entre ces deux parties de l’équipe est cruciale. Les opérationnels fournissent des insights métier précieux et des exigences fonctionnelles, tandis que les techniciens traduisent ces besoins en solutions techniques viables. Cette approche collaborative garantit la réussite de la migration vers v3.
« On a ce côté opérationnel avec moi et ce côté technique avec Philippe. C’est ce qui nous a permis d’avancer rapidement. On est passé par une écoute active de tous les membres de l’équipe : prospection candidat, prospection entreprise, admission, relations entreprises. Nous avons fait un point sur le process, ce qu’on aimerait conserver, les améliorations qu’on attend ». Emilie NARQUIN, Responsable ADV pour ARVEZ / Ingénieur 2000
Pour accompagner nos clients dans cette migration, nous nous sommes entourés d’une équipe d’intégrateurs disponible et expérimentée. Leur rôle va être de comprendre le process de nos clients, de paramétrer l’outil et de former les équipes.
Nous avons d’ailleurs fait un partenariat avec Arvez, qui propose des formations courtes à destination de nos clients qui le souhaitent. Cela leur permet d’être accompagnés dans cette migration de paramétrer la solution en fonction de leur process.
La V3 marque une étape majeure dans l’évolution de Hub3E, apportant des améliorations significatives qui redéfinissent l’expérience utilisateur et optimisent les process internes de nos clients. Pour mener à bien cette migration, nous pouvons vous mettre à disposition des ressources compétentes qui vous accompagneront et vous permettront de profiter de tous les atouts de cette nouvelle version.
