Recruter des étudiants est devenu un véritable enjeu pour les centres de formation. Ils doivent non seulement identifier des profils qualifiés, mais aussi gérer efficacement les candidatures, le suivi des dossiers et la recherche de nouveaux partenaires pour accueillir leurs alternants. Ces missions, bien que cruciales, peuvent rapidement devenir chronophages et complexes, mobilisant de nombreuses ressources pour le tri des candidatures, la communication avec les candidats et la gestion administrative.
C’est là qu’un ATS (Applicant Tracking System), ou système de gestion des candidatures, devient un atout précieux. Ce logiciel permet de centraliser, organiser et automatiser le processus de recrutement, transformant ce qui était autrefois un casse-tête en un processus fluide et efficace.
Dans cet article, nous allons explorer comment un ATS comme Hub3E peut améliorer l’efficacité du recrutement dans les centres de formation, et les avantages qu’il apporte à la fois pour les responsables de recrutement et pour les candidats.
Automatisation des tâches répétitives : un gain de temps significatif
L’un des principaux atouts d’un ATS est sa capacité à automatiser les tâches répétitives, telles que le tri des candidatures, la relance des dossiers incomplets et la planification des entretiens.
Avec Hub3E, vous pouvez détecter automatiquement les candidatures en doublon et suivre la provenance de chaque dossier, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux dans le tri des candidatures et d’évaluer l’efficacité de vos investissements publicitaires. La relance des dossiers incomplets peut également être effectuée de manière individuelle ou en masse, selon vos besoins.
Enfin, l’ATS permet d’automatiser la mise en relation grâce à un moteur de matching multicritères, prenant en compte des éléments tels que le niveau d’étude, le métier visé, le domaine de spécialisation et la localisation géographique. Cela garantit une adéquation optimale entre les candidats et les opportunités disponibles, renforçant ainsi l’efficacité globale du processus de recrutement.
Pour un centre de formation qui reçoit un volume élevé de candidatures, cette automatisation se traduit par un gain de temps considérable. Les recruteurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’évaluation des compétences ou la conduite d’entretiens individuels, plutôt que sur la gestion administrative.
Remplissage automatique des documents grâce à la GED
Toutes les données récoltées dans Hub3E pourront être automatiquement récupérer pour une saisie automatique des dossiers : Nom, prénom, formation, date de naissance…
Le remplissage automatique des documents est également une fonctionnalité clé pour optimiser le processus de recrutement dans les centres de formation. Grâce à la Gestion Électronique des Documents (GED), les recruteurs peuvent automatiser le remplissage de documents tels que les CERFA, Conventions, Fiches de renseignements, etc. Cela permet d’une part de réduire les erreurs liées à la saisie manuelle des informations mais également de gagner un temps significatif sur la partie administrative.
La GED offre également des fonctionnalités de suivi et de traçabilité des documents, permettant aux recruteurs de savoir à tout moment où en est chaque dossier. En cas de modifications ou de mises à jour, le système enregistre chaque version, ce qui facilite la gestion des documents et assure la transparence du processus.
Collaboration simplifiée entre les équipes de recrutement
Dans un centre de formation, plusieurs personnes peuvent être impliquées dans le processus de recrutement : les recruteurs placeurs, les directeurs pédagogiques, les responsables de développement commercial… Un ATS facilite la collaboration entre ces différents acteurs.
En centralisant toutes les informations dans un système unique, les recruteurs évitent de perdre des heures à traiter manuellement chaque candidature reçue par email ou par papier. Chaque membre de l’équipe peut accéder aux informations générales, aux compétences requises et aux documents soumis, ce qui facilite le suivi de l’état d’avancement des dossiers et favorise une collaboration harmonieuse au sein du groupe.
Le logiciel permet à chaque membre de l’équipe de partager ses commentaires et ses évaluations sur les candidats directement dans la plateforme, évitant ainsi les multiples échanges d’e-mails et les documents partagés manuellement. Cette centralisation permet à chacun d’avoir une vue d’ensemble sur l’état des candidatures, assurant ainsi une prise de décision plus rapide et plus éclairée.
Amélioration de la communication avec les candidats
L’expérience candidat est un aspect crucial du recrutement, et un ATS permet d’améliorer la communication à chaque étape du processus. Avec un ATS, il est possible d’envoyer automatiquement des accusés de réception aux candidats, des mises à jour sur l’avancement de leur candidature, ou encore des invitations à des entretiens.
En automatisant ces communications, les centres de formation peuvent maintenir un lien constant avec les candidats, réduisant ainsi l’anxiété liée au manque de retour et renforçant leur image professionnelle. Cela est particulièrement important pour attirer les meilleurs talents et éviter des apprenants motivés ne se tournent vers d’autres opportunités en raison d’un processus de recrutement perçu comme lent ou inefficace.
Suivi et analyse des données pour une meilleure prise de décision
Les ATS modernes comme Hub3E offrent des outils d’analyse de données qui permettent de suivre la performance du processus de recrutement et d’améliorer la prise de décision. Par exemple, il est possible de suivre des indicateurs clés tels que le nombre de candidatures reçues, le taux de conversion des candidats retenus, ou encore la provenance de chaque candidature.
Pour les centres de formation, ces données sont essentielles pour ajuster la stratégie de recrutement en fonction des besoins et des performances passées. L’analyse peut révéler les canaux de recrutement les plus efficaces (annonces en ligne, réseaux sociaux, recommandations internes), ou encore identifier les étapes du processus qui pourraient être optimisées pour attirer plus de candidats qualifiés.
En 2024, les centres de formation doivent faire face à des exigences croissantes en matière de recrutement, notamment pour attirer des apprenants avec un fort potentiel. Un ATS apporte une réponse efficace à ces défis en optimisant chaque étape du processus de recrutement.
Adopter un ATS comme Hub3E, c’est non seulement gagner du temps et améliorer la qualité des recrutements, mais aussi se positionner comme un centre moderne, professionnel et tourné vers l’avenir, capable d’attirer les meilleurs talents et de répondre efficacement aux besoins du marché de la formation.
